組織的文件的發(fā)放和使用管理，應遵循西安ISO9001認證文件管理程序，并做好以下幾點：

　　1、文件的發(fā)放由歸口的主管部門按該文件的發(fā)放范圍進行發(fā)放，并作好“文件發(fā)放(回收)記錄表”記錄，領(lǐng)取文件者應簽名，同時應收回原作廢或失效文件(第一次發(fā)放的除外)。

　　2、文件的領(lǐng)用，由領(lǐng)用人提出，經(jīng)部門負責人審核后，管理性文件由管理者代表批準，技術(shù)性文件由主管部門負責人批準后領(lǐng)取。

　　3、在對ISO9001認證體系有效運行起重要作用的各個場所，都應能得到相應文件的有效版本，受控文件的發(fā)放范圍一般按以下規(guī)定執(zhí)行：

　　a、質(zhì)量手冊發(fā)放范圍：總經(jīng)理、管理者代表、各部門負責人;

　　b、ISO9001認證程序文件發(fā)放范圍：總經(jīng)理、管理者代表、各部門負責人發(fā)放全套程序文件;各職能部門和車間發(fā)放與該部門有關(guān)的程序文件;

　　c、技術(shù)性文件按工作實際需要發(fā)放，其種類和數(shù)量由文件使用部門根據(jù)需要提出，文件歸口管理部門核準后發(fā)放;

　　d、若超出上述發(fā)放范圍，須經(jīng)管理者代表批準。

　　4、文件持有者應妥善保管好發(fā)給本人使用的文件，不準出借，不準擅自修改和復制。對作廢、失效的文件應交回文件歸口管理部門。

　　5、使用的文件破損嚴重，影響使用時，持有者應向文件歸口管理部門提出申請，經(jīng)文件歸口管理部門負責人同意后交回舊本，領(lǐng)取新本。

　　6、使用的ISO9001認證文件如有丟失，持有者應說明遺失原因并書面提出申請，經(jīng)文件歸口管理部門負責人審核同意，報管理者代表批準后，文件歸口管理部門辦理補領(lǐng)手續(xù)。同時由文件歸口管理部門對丟失的文件做好注銷記錄。