組織應建立和保持一個有效的文件化程序，有效管理陜西ISO14001認證標準要求予以保存的全部文件，從而確保以下要求:

　　一、文件控制的范圍

　　ISO14001認證的文件控制范圍是指與ISO14001環境管理體系有關的任何文件、通常可分為組織內部與環境管理體系有關的文件和來自于外部的與環境管理體系有關的文件(如適用的法律法規、污染物排放標準等)。

　　二、應編制《文件控制程序》，程序中應規定文件控制的要求:

　　1、在ISO14001認證文件發布前應由授權人員批準，以確保文件的正確性、適宜性、充分性和有效性。

　　2、ISO認證文件在實施中可能會由于各種情況發生變化(如標準換版，組織結構、產品、過程、法律法規等發生變化)，這時有必要對文件進行評審和修訂。組織也可根據需要(如持續改進的需要)進行定期評審和修訂，若修改需再次批準、發布。

　　3、應有文件現行修訂狀態及文件更改狀態的識別方法(如:控制清單、一覽表以及文件本身的識別符號等)。

　　4、確保在任何使用處能獲得適用文件的有關版本。

　　5、ISO14001認證文件應清晰，易于識別(如對文件進行編號，這樣可實現對文件的快速查找)。

　　6、外來文件一般可包括：有關的法律、法規、標準等。應識別哪些外來文件適用于本組織的產品，并控制其分發和管理，如:跟蹤修訂狀態確保在使用處可及時獲得適用文件的有效版本。

　　7、盡可能將作廢文件從所有發放使用場所及時收回或處置，以防止作廢文件的非預期使用。若要保留作廢文件時，應采用適當的標識方法，例如在作廢文件上加蓋"作廢保留"章。

　　三、記錄是一種特殊類型的文件

　　表格的樣式的產生及其作廢按本條款控制了表格一旦填寫上內容，就起到了提供所完成活動的證據的作用，這時就轉變為記錄的范疇，按ISO14001標準的5.4條款控制。

　　四、ISO14001環境管理體系主要關注效果，組織應把注意力放在對環境管理體系有效實施和環境表現上，而不是放在建立一個繁瑣的文件控制系統上。