西安ISO9001認證整個過程中都應對文件的有效版本進行控制，主要有以下4個環節：

　　1、ISO9001認證的文件目錄。應建立一個文件控制清單，用于標識文件現行版本的狀態，并可隨時得到它。文件清單就是指各類文件目錄，這個目錄應標明現行有效版本的版次、修改碼。用某個文件與目錄加以對照，就可鑒別出是否有效版本。如果沒有ISO9001質量認證文件清單，則應建立一個相應的ISO9001的文件控制程序。

　　2、文件發放，在對ISO9001質量管理體系有效運行起重要作用的各個場所，均應得到相關文件的有效版本。這就要求制定一個各類文件的發放規定，以明確哪些部門應該得到此類文件。然后，應按規定發放，并留下發放記錄。在這方面，許多企業只注重了企業內部的文件管理，但對相關方(如供方) 所持有的文件卻未能實施管理。應當注意文件不宜濫發，只發給"需要使用者"，而不是發給"想要得到者"。這樣做不僅可節約紙張，而且能便有效版本的跟蹤管理工作量最小化。

　　3、ISO9001文件收回。應從所有發放和使用文件的場所，及時撤出作廢文件。最穩妥的辦法是將全部作廢文件收回。然而，這樣有時有些困難，工作量很大。因此，允許采用其他方式進行控制，只要能確保不發生誤用即可。如有的企業接受OEM市場的訂貨，這時圖樣由需方提供，每一次都按生產指令下達任務并附有加工圖樣。一旦該生產指令完成，有關文件即宣告作廢，因而圖樣的管理都是一次性的。有的公司的工作場所和供方分布在國內、外各個地區，實難做到全部文件收回，但是要確保文件修改通知單或換版的新文件能送達，在異地接到換版文件或通知單后能及時加以修訂即可。

　　4、ISO9001作廢文件標識。為了適應法律要求和積累知識所保留的任何已作廢的文件，均應加以標識。無論文件是保留在檔案室、職能部門或使用者個人手中，都應標識，加上諸如 "作廢"或 "參考"等標志。